Uno de los casos de éxito más destacados de Legal Shelf es el de una empresa líder en consultoría tecnológica con sede en Europa. Capgemini es una empresa global de servicios de consultoría y tecnología, con sede en Francia y operaciones en más de 40 países en todo el mundo. Con más de 50 años de experiencia, la compañía se dedica a ayudar a sus clientes a transformar sus negocios a través de la tecnología y la innovación.
Antes de utilizar Legal Shelf, la empresa se enfrentaba a problemas de gestión documental que dificultaban la eficiencia y la productividad del departamento legal de la empresa. Los documentos se almacenaban en múltiples lugares. Era laborioso y difícil encontrar contratos, versiones previas, hitos o SOW´s importantes ya que no se contaba con un archivo central común para la gestión de documentos. En la mayoría de los casos era necesario trabajar con los documentos físicos y que no existía necesariamente una version digital de los documentos.
Legal Shelf ofreció a Capgemini una solución digital, centralizada y segura para almacenar y gestionar sus documentos legales. Al utilizar Legal Shelf, Capgemini pudo automatizar sus procesos de gestión documental, incluyendo el proceso de firma, y reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para mantener sus registros legales actualizados y accesibles. Además, Legal Shelf permitió a Capgemini cumplir con los requisitos legales y regulatorios, mejorando su cumplimiento y reduciendo los riesgos asociados con errores o fallos en la gestión de documentos.
La implementación de Legal Shelf para Capgemini se realizó para el área legal y tomó aproximadamente seis meses. Nuestro equipo trabajó con Capgemini para entender sus necesidades, diseñar la arquitectura de sus metadatos, el árbol de archivos, y el esquema de accesos. La solución se estructuró para acoplarse a la forma de trabajar del equipo legal, incluyendo a sus clientes y proveedores. El proceso incluyó una prueba concepto para confirmar la implementación con los usuarios. La primara fase se completo en menos de 3 semanas en la cuál se incluyó la digitalización de los documentos históricos más urgentes, la capacitación del primer grupo de usuarios y administradores. Los 5 meses adicionales se usaron para digitalizar mas de mil documentos históricos y ponerlos a la disponibilidad del equipo legal.
Hoy en dia, después de implementar Legal Shelf, la empresa experimentó una mejora significativa en la eficiencia y la seguridad de la gestión documental. Ahora, todos los documentos están almacenados en un único lugar, lo que ha reducido el tiempo de búsqueda y recuperación de documentos. En particular, la búsqueda y recoinciliación de poderes se ha simplificado significativamente y el riesgo relacionado se ha prácticamente elminiado. Además, la solución basada en la nube de Legal Shelf ha permitido un acceso rápido y fácil a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Legal Shelf también ha permitido a la empresa automatizar muchos de sus procesos empresariales, lo que ha reducido la necesidad de intervención humana y ha agilizado los procesos. Esto ha mejorado la eficiencia y la productividad de la empresa, lo que se ha traducido en una mayor rentabilidad y una mejora en la satisfacción de los clientes.
AVISO: El registro como usuario en la aplicación “Legal Shelf” (en lo sucesivo “Legal Shelf”) que es operada y perteneciente a TECNOLOGÍA LS, S. de R.L. de C.V. (en adelante “TECNOLOGÍA LS”) implica que usted como usuario autorizado (el “Usuario”), acepta los siguientes Términos y Condiciones. Por favor lea detenidamente los mismos antes de registrarse y usar “Legal Shelf”.
TECNOLOGÍA LS, ha desarrollado “Legal Shelf”, una plataforma tecnológica (cross-platform) para la clasificación, almacenamiento, consulta, gestión y ejecución con firmas digitales de forma segura y controlada de todo tipo de documentos propiedad de sus clientes, a partir de la digitalización y construcción de bibliotecas digitales a las cuales pueden acceder desde cualquier dispositivo electrónico, por ejemplo: teléfonos inteligentes, tabletas y/o computadoras fijas o portátiles, operando en ambiente IOS o Android.
TECNOLOGÍA LS, 1) podrá proporcionar un registro de usuario y una contraseña al usuario autorizado por el cliente o bien, 2) designar a un “Administrador” dentro de su organización para la creación de las cuentas que tendrán acceso a su biblioteca.
Para la primera opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Para la segunda opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios “Administradores” autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Dichas autorizaciones podrán ser para: i) administradores para creación de usuarios y gestión documental; ii) usuarios para consultar y compartir, o iii) invitados y firmantes para consultar; la información y documentación del cliente.
Cada cliente será responsable de autorizar a los usuarios y por su parte, cada usuario será responsable del uso de su contraseña para el acceso a “Legal Shelf”, liberando a TECNOLOGÍA LS de cualquier responsabilidad por la divulgación de la información del cliente por el mal uso de la misma.
En caso de que un usuario olvide su contraseña, el usuario deberá restablecer de forma segura su acceso a través del sitio de “Legal Shelf” y el sistema enviará un enlace al correo electrónico registrado para que el usuario pueda generar una nueva contraseña.
En ningún caso el usuario podrá compartir su usuario y contraseña, ya que este acceso es personalizado y único.
TECNOLOGÍA LS, cuenta con todas las herramientas tecnológicas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación así como para proteger, respaldar, guardar y conservar la documentación e información contenida en “Legal Shelf” de forma segura. TECNOLOGÍA LS, no es responsable del contenido ni alcance de los documentos disponibles a través de “Legal Shelf”, ni por el uso o tratamiento que los usuarios autorizados por el cliente hagan de los mismos. Asimismo, el cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, en caso de cualquier reclamación en su contra por el uso o difusión indebida y/o por la alteración o modificación de la información o documentación contenida en “Legal Shelf” que realicen los usuarios o terceros.
TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, se obligan a no proporcionar, divulgar o permitir el acceso de ninguna forma a terceros o a personas no autorizadas por el cliente, a la información o documentación contenida en su biblioteca digital en “Legal Shelf”.
El cliente tendrá la obligación al dar de alta a sus propios usuarios a verificar las credenciales de los mismos, autorizados y las autorizaciones con las que cuentan los mismos, para el acceso, consulta, almacenamiento o difusión de la información y documentación contenida en “Legal Shelf”.
El cliente y los usuarios aceptan recibir notificaciones por correo electrónico de parte de TECNOLOGÍA LS en caso de que ésta requiriera contactarlos en relación con cambios en estos Términos y Condiciones, su clave de acceso a “Legal Shelf”, sus autorizaciones o en relación con cualquier otro tema. El cliente y los usuarios están de acuerdo en que las notificaciones que TECNOLOGÍA LS les envíe electrónicamente surtirán plenos efectos legales.
Los presentes Términos y Condiciones y en su caso, el contrato de prestación de servicios celebrado por TECNOLOGÍA LS y el cliente, constituyen el acuerdo integral entre el cliente, el usuario autorizado y TECNOLOGÍA LS, respecto al uso de “Legal Shelf” y prevalecen ante cualquier acuerdo previo o actual sobre el mismo. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados en cualquier momento por TECNOLOGÍA LS y el cliente acepta sus modificaciones al continuar haciendo uso de “Legal Shelf” después de notificado el cambio.
El cliente, el usuario y TECNOLOGÍA LS, acuerdan que los presentes Términos y Condiciones se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes y a las leyes aplicables en la Ciudad de México, renunciando al fuero que por razón de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa, pudiera corresponderles.
Como Usuario autorizado, he leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones para el uso de “Legal Shelf”.
En TECNOLOGÍA LS, S. DE R.L. DE C.V. (en lo sucesivo “LEGAL SHELF”), estamos comprometidos a garantizar la calidad y seguridad de nuestros procesos en materia de protección de Datos Personales de nuestros Usuarios (según dicho término se define más adelante), con la finalidad de brindarles certidumbre y confianza, respecto del tratamiento legítimo de los datos que sean recabados conforme a los términos y condiciones establecidos en este Instrumento, el cual se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), de su Reglamento y de los Lineamientos del Aviso de Privacidad (en su conjunto la “Legislación de la Materia”).
En cumplimiento del artículo 15 de la Ley, LEGAL SHELF proporciona la siguiente información:
LEGAL SHELF tiene su domicilio ubicado en: Insurgentes Sur 1425, Piso 8, Colonia Insurgentes Mixcoac, Delegación Benito Juárez, Ciudad de México, C.P. 03920, teléfono +52 (55) 7822-9395, quien se constituye como Responsable en términos de la Legislación de la Materia.
Para efectos de la interpretación del presente Aviso se deberá entender por:
Datos Personales: Cualquier información concerniente a una información física identificada o identificable.
Datos Personales Sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más intima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futuro, información genética, religiosa, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.
Titular: La persona física a quien corresponden los datos personales.
Usuario: Es el Titular de los Datos Personales que hará uso de los servicios de LEGAL SHELF.
Tratamiento: Es la obtención, uso, divulgación o almacenamiento de datos personales, por cualquier medio. El uso abarca cualquier acción de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de datos personales.
Derechos ARCO: Son los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Bloqueo: La identificación y conservación de datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados, con el único propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas. Durante dicho período los Datos Personales no podrán ser objeto de tratamiento y transcurrido éste, se procederá a su cancelación en la base de datos que corresponda.
Cancelación: La cancelación de datos dará lugar a un periodo de bloqueo tras el cual se procederá a la supresión del dato. En el cual , el responsable sólo podrá conservarlos exclusivamente para las responsabilidades nacidas del tratamiento.
Indexación: Es el proceso a través del cual LEGAL SHELF, actuando por instrucciones de la Institución/Empresa, ordena, revisa, digitaliza y almacena diversos documentos legales, tales como: Escrituras de Constitución, Actas de Asamblea, Otorgamiento de Poderes, entre otros documentos; que pueden contener Datos Personales de los Usuarios o bien de la Institución/Empresa, con la finalidad de facilitar su consulta y análisis para la toma de decisiones en la actividad institucional y/o empresarial de la contratante de los servicios de LEGAL SHELF.
Institución/Empresa: Es la persona física o moral que contrate los servicios de LEGAL SHELF, y que tendrá el carácter de responsable, respecto del tratamiento de los Datos Personales que LEGAL SHELF realice en cumplimiento de las instrucciones recibidas por este.
Como Usuario de nuestros Servicios le solicitaremos los siguientes Datos Personales:
Datos de Identificación: (i) nombre; (ii) puesto y/o cargo que ostenta el en la Institución/Empresa de que se trate;
Datos de Contacto: (i) teléfono, de oficina o celular, y (ii) correo electrónico.
En este sentido, LEGAL SHELF le informa que no recabará Datos Personales que sean considerados como Sensibles en términos de lo establecido en la Legislación de la Materia.
LEGAL SHELF tratará sus Datos Personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Dar de alta a su Usuario para acceder a la plataforma digital de LEGAL SHELF.
Confirmar su identidad como Usuario de los servicios de LEGAL SHELF.
Brindarle acceso al Usuario a la información legal de la Institución/Empresa que contrate los servicios de LEGAL SHELF, la cual podrá consultar y visualizar desde cualquier dispositivo electrónico, las 24 horas del día, durante los 365 días del año de manera ágil y segura, sujeto a los periodos de mantenimiento y/o actualización de la plataforma de LEGAL SHELF.
Seguimiento a la calidad en la prestación de los servicios de LEGAL SHELF, por medio del correo electrónico que proporcione, con el objeto de conocer sus comentarios y sugerencias para mejorar nuestro servicio, en específico, relacionados con: (i) funcionamiento de la plataforma de LEGAL SHELF, (ii) funcionamiento de la aplicación, o (iii) cualquier otro aspecto relacionado con los mismos (en los sucesivo los “Comentarios y Sugerencias”).
Sus Datos Personales sólo son tratados por el personal de LEGAL SHELF para el cumplimiento de las FINALIDADES del presente Aviso de Privacidad, por lo cual, sus Datos Personales no se transfieren a ningún tercero ajeno a LEGAL SHELF, salvo por las excepciones establecidas en la Legislación de la Materia, o bien para el cumplimiento de obligaciones legales ordenadas por autoridades competentes.
Los Datos que los Usuarios proporcionen en términos de este Aviso, se tratarán únicamente durante el periodo que permanezcan en ejecución las FINALIDADES del mismo, dicho tratamiento iniciará a partir de la fecha en que sean proporcionados directamente los Datos por parte del Titular en términos de este Instrumento.
Una vez cumplidas las Finalidades del tratamiento, así como las obligaciones contractuales con institución/empresa contratante de los servicios de LEGAL SHELF, los Datos Personales que haya proporcionado serán bloqueados por un periodo de 12 (doce) meses, contados a partir del día siguiente al último día en que se hayan tratado; una vez concluido el periodo de bloqueo, los Datos serán suprimidos de nuestras bases de datos, físicas y/o electrónicas.
El ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición o la Revocación del Consentimiento, o bien para Limitar el uso y divulgación de su información, podrá efectuarse presentado una Solicitud por Escrito en nuestro domicilio dirigido al Departamento de Privacidad de LEGAL SHELF, en un horario de lunes a viernes de las 9:00 a las 18:00 horas, o bien, mediante correo electrónico a: soporte@legalshelf.mx
El presente Aviso de Privacidad puede sufrir modificaciones, cambios o actualizaciones por lo cual nos comprometemos a mantenerlo informado de tal situación a través de alguno de los siguientes medios:
(i) Nuestra página de Internet: http://www.legalshelf.mx/
(ii) Notificación a su Correo Electrónico y en la aplicación.
(iii) Si usted tiene alguna duda sobre el presente aviso de privacidad, puede dirigirla a:
(iv) La dirección electrónica: soporte@legalshelf.mx
(v) La dirección de correo postal dirigida al Departamento de Privacidad
(vi) Al teléfono +52 (55) 7822-9395
Asimismo, ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad en nuestro domicilio y en nuestra página de Internet: http://www.legalshelf.com.mx, en la sección “Aviso de Privacidad”.
Para los efectos del presente Aviso, el consentimiento que otorguen los Usuarios respecto del tratamiento de sus Datos, se obtendrá de la siguiente manera:
Tácitamente.- En términos del artículo 13 del Reglamento de la Ley, es válido como regla general el consentimiento tácito para el tratamiento de los Datos, en el momento que el Usuario, voluntaria y libremente, los proporcione para elaborar su clave de Usuario y contraseña para acceder a la plataforma digital de LEGAL SHELF.
No obstante lo anterior, LEGAL SHELF le informa a los Usuarios que tienen un plazo de 5 (cinco) días hábiles para que, de ser el caso, manifiesten por los medios establecidos en este Aviso, su negativa para el tratamiento de sus Datos conforme a los términos y condiciones del mismo.
