Benotto es una de las marcas de bicicletas más reconocidas en Latino America por más de 80 años. Benotto produce cerca de medio millón de bicicletas al año y posee una red de más de 26 tiendas en el territorio mexicano con operaciones en Estados Unidos, Bolivia, Colombia, Chile, Perú y Nicaragua.
Operar la red de tiendas Benotto requiere el mantenimiento de cientos de contratos de arrendamiento, permisos, licencias y contratos de servicios, además de la necesidad de contar con firmas digitales. Todos estos documentos se consultan frecuentemente y deben ser mantenidos y actualizados regularmente. El proceso de consulta, gestión y firma de estos documentos se realizaba de manera manual, lo que generaba problemas de seguimiento y retrasos en la toma de decisiones. Benotto también había enfrentado desafíos para implementar la firma digital en sus documentos, lo que dificultaba aún más el proceso de gestión de documentos y firmas.
Después de implementar Legal Shelf, Benotto pudo centralizar y digitalizar sus documentos societarios, contratos y acuerdos en un archivo central digital. Los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que ha permitido una mayor eficiencia en la consulta y gestión de los mismos. El uso de la firma digital avanzada ha permitido a Benotto implementar la firma digital en sus documentos y acelerar el proceso de gestión y firma de los mismos.
La implementación de Legal Shelf tomó aproximadamente 2 meses y se involucró a varios departamentos de la empresa, incluyendo legal, TI, y administración, y fue realizada en 4 etapas
La empresa ha logrado ahorrar tiempo y recursos valiosos lo que les permite concentrarse en su trabajo principal, la fabricación y distribución de bicicletas de alta calidad. Sus proveedores de servicios también utilizan la plataforma lo que ha simplificado las auditorias y reducido el riesgo relacionado a las obligaciones laborales y fiscales de Benotto. En resumen, Benotto ha logrado los siguientes resultados.
AVISO: El registro como usuario en la aplicación “Legal Shelf” (en lo sucesivo “Legal Shelf”) que es operada y perteneciente a TECNOLOGÍA LS, S. de R.L. de C.V. (en adelante “TECNOLOGÍA LS”) implica que usted como usuario autorizado (el “Usuario”), acepta los siguientes Términos y Condiciones. Por favor lea detenidamente los mismos antes de registrarse y usar “Legal Shelf”.
TECNOLOGÍA LS, ha desarrollado “Legal Shelf”, una plataforma tecnológica (cross-platform) para la clasificación, almacenamiento, consulta, gestión y ejecución con firmas digitales de forma segura y controlada de todo tipo de documentos propiedad de sus clientes, a partir de la digitalización y construcción de bibliotecas digitales a las cuales pueden acceder desde cualquier dispositivo electrónico, por ejemplo: teléfonos inteligentes, tabletas y/o computadoras fijas o portátiles, operando en ambiente IOS o Android.
TECNOLOGÍA LS, 1) podrá proporcionar un registro de usuario y una contraseña al usuario autorizado por el cliente o bien, 2) designar a un “Administrador” dentro de su organización para la creación de las cuentas que tendrán acceso a su biblioteca.
Para la primera opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Para la segunda opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios “Administradores” autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Dichas autorizaciones podrán ser para: i) administradores para creación de usuarios y gestión documental; ii) usuarios para consultar y compartir, o iii) invitados y firmantes para consultar; la información y documentación del cliente.
Cada cliente será responsable de autorizar a los usuarios y por su parte, cada usuario será responsable del uso de su contraseña para el acceso a “Legal Shelf”, liberando a TECNOLOGÍA LS de cualquier responsabilidad por la divulgación de la información del cliente por el mal uso de la misma.
En caso de que un usuario olvide su contraseña, el usuario deberá restablecer de forma segura su acceso a través del sitio de “Legal Shelf” y el sistema enviará un enlace al correo electrónico registrado para que el usuario pueda generar una nueva contraseña.
En ningún caso el usuario podrá compartir su usuario y contraseña, ya que este acceso es personalizado y único.
TECNOLOGÍA LS, cuenta con todas las herramientas tecnológicas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación así como para proteger, respaldar, guardar y conservar la documentación e información contenida en “Legal Shelf” de forma segura. TECNOLOGÍA LS, no es responsable del contenido ni alcance de los documentos disponibles a través de “Legal Shelf”, ni por el uso o tratamiento que los usuarios autorizados por el cliente hagan de los mismos. Asimismo, el cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, en caso de cualquier reclamación en su contra por el uso o difusión indebida y/o por la alteración o modificación de la información o documentación contenida en “Legal Shelf” que realicen los usuarios o terceros.
TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, se obligan a no proporcionar, divulgar o permitir el acceso de ninguna forma a terceros o a personas no autorizadas por el cliente, a la información o documentación contenida en su biblioteca digital en “Legal Shelf”.
El cliente tendrá la obligación al dar de alta a sus propios usuarios a verificar las credenciales de los mismos, autorizados y las autorizaciones con las que cuentan los mismos, para el acceso, consulta, almacenamiento o difusión de la información y documentación contenida en “Legal Shelf”.
El cliente y los usuarios aceptan recibir notificaciones por correo electrónico de parte de TECNOLOGÍA LS en caso de que ésta requiriera contactarlos en relación con cambios en estos Términos y Condiciones, su clave de acceso a “Legal Shelf”, sus autorizaciones o en relación con cualquier otro tema. El cliente y los usuarios están de acuerdo en que las notificaciones que TECNOLOGÍA LS les envíe electrónicamente surtirán plenos efectos legales.
Los presentes Términos y Condiciones y en su caso, el contrato de prestación de servicios celebrado por TECNOLOGÍA LS y el cliente, constituyen el acuerdo integral entre el cliente, el usuario autorizado y TECNOLOGÍA LS, respecto al uso de “Legal Shelf” y prevalecen ante cualquier acuerdo previo o actual sobre el mismo. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados en cualquier momento por TECNOLOGÍA LS y el cliente acepta sus modificaciones al continuar haciendo uso de “Legal Shelf” después de notificado el cambio.
El cliente, el usuario y TECNOLOGÍA LS, acuerdan que los presentes Términos y Condiciones se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes y a las leyes aplicables en la Ciudad de México, renunciando al fuero que por razón de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa, pudiera corresponderles.
Como Usuario autorizado, he leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones para el uso de “Legal Shelf”.
En TECNOLOGÍA LS, S. DE R.L. DE C.V. (en lo sucesivo “LEGAL SHELF”), estamos comprometidos a garantizar la calidad y seguridad de nuestros procesos en materia de protección de Datos Personales de nuestros Usuarios (según dicho término se define más adelante), con la finalidad de brindarles certidumbre y confianza, respecto del tratamiento legítimo de los datos que sean recabados conforme a los términos y condiciones establecidos en este Instrumento, el cual se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), de su Reglamento y de los Lineamientos del Aviso de Privacidad (en su conjunto la “Legislación de la Materia”).
En cumplimiento del artículo 15 de la Ley, LEGAL SHELF proporciona la siguiente información:
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Sus Datos Personales sólo son tratados por el personal de LEGAL SHELF para el cumplimiento de las FINALIDADES del presente Aviso de Privacidad, por lo cual, sus Datos Personales no se transfieren a ningún tercero ajeno a LEGAL SHELF, salvo por las excepciones establecidas en la Legislación de la Materia, o bien para el cumplimiento de obligaciones legales ordenadas por autoridades competentes.
Los Datos que los Usuarios proporcionen en términos de este Aviso, se tratarán únicamente durante el periodo que permanezcan en ejecución las FINALIDADES del mismo, dicho tratamiento iniciará a partir de la fecha en que sean proporcionados directamente los Datos por parte del Titular en términos de este Instrumento.
Una vez cumplidas las Finalidades del tratamiento, así como las obligaciones contractuales con institución/empresa contratante de los servicios de LEGAL SHELF, los Datos Personales que haya proporcionado serán bloqueados por un periodo de 12 (doce) meses, contados a partir del día siguiente al último día en que se hayan tratado; una vez concluido el periodo de bloqueo, los Datos serán suprimidos de nuestras bases de datos, físicas y/o electrónicas.
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