SEKURA es una empresa de seguros y fianzas expertos en análisis de riesgos con sede en la Ciudad de México que ha estado en el mercado por más de 20 años. Ofrecen una amplia variedad de seguros y soluciones de fianzas para particulares y empresas, con un fuerte enfoque en el servicio al cliente, innovación y creatividad.
La empresa tenía una gran cantidad de documentos legales y expedientes que no estaban digitalizados, lo que dificultaba su acceso y búsqueda. Además, la falta de una herramienta para utilizar metadatos para búsquedas inteligentes era un obstáculo para su gestión y organización.
Legal Shelf ofreció una solución integral para digitalizar y organizar todos los documentos y expedientes de SEKURA. Utilizamos tecnología avanzada para digitalizar y categorizar todos los documentos, y creamos una plataforma de gestión de documentos personalizada para la empresa que incluía funcionalidades avanzadas y metadatos de sus documentos para búsquedas inteligentes. Además, ofrecimos capacitación y soporte continuo para asegurar una adopción exitosa de la herramienta.
El proceso de implementación tomó alrededor de 1 mes e involucró al departamento legal. Estructuramos la solución en base a las necesidades específicas de la empresa, utilizando una combinación de tecnología avanzada y personalización para lograr una solución óptima.
La implementación de Legal Shelf permitió a SEKURA tener acceso instantáneo y fácil a todos sus documentos legales y expedientes de proyectos especiales, lo que aumentó la eficiencia en la gestión de la información y redujo significativamente el tiempo de búsqueda y recuperación de información.
Además, la capacidad de realizar búsquedas inteligentes y la gestión de metadatos mejoraron la precisión y eficiencia en la búsqueda de información clave.
En términos financieros, la reducción del tiempo de búsqueda y la mejora en la gestión de la información llevaron a un ahorro significativo de costos y una mayor eficiencia en los procesos empresariales.
Legal Shelf permitió a SEKURA optimizar su gestión de documentos y expedientes, mejorando su eficiencia y reduciendo los costos, aumentando su capacidad de respuesta y la mejora colaborativa del equipo legal.
AVISO: El registro como usuario en la aplicación “Legal Shelf” (en lo sucesivo “Legal Shelf”) que es operada y perteneciente a TECNOLOGÍA LS, S. de R.L. de C.V. (en adelante “TECNOLOGÍA LS”) implica que usted como usuario autorizado (el “Usuario”), acepta los siguientes Términos y Condiciones. Por favor lea detenidamente los mismos antes de registrarse y usar “Legal Shelf”.
TECNOLOGÍA LS, ha desarrollado “Legal Shelf”, una plataforma tecnológica (cross-platform) para la clasificación, almacenamiento, consulta, gestión y ejecución con firmas digitales de forma segura y controlada de todo tipo de documentos propiedad de sus clientes, a partir de la digitalización y construcción de bibliotecas digitales a las cuales pueden acceder desde cualquier dispositivo electrónico, por ejemplo: teléfonos inteligentes, tabletas y/o computadoras fijas o portátiles, operando en ambiente IOS o Android.
TECNOLOGÍA LS, 1) podrá proporcionar un registro de usuario y una contraseña al usuario autorizado por el cliente o bien, 2) designar a un “Administrador” dentro de su organización para la creación de las cuentas que tendrán acceso a su biblioteca.
Para la primera opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Para la segunda opción el cliente, a través de su representante indicará a TECNOLOGÍA LS, el o los usuarios “Administradores” autorizados para acceder a “Legal Shelf” y determinará bajo su responsabilidad las autorizaciones de cada usuario.
Dichas autorizaciones podrán ser para: i) administradores para creación de usuarios y gestión documental; ii) usuarios para consultar y compartir, o iii) invitados y firmantes para consultar; la información y documentación del cliente.
Cada cliente será responsable de autorizar a los usuarios y por su parte, cada usuario será responsable del uso de su contraseña para el acceso a “Legal Shelf”, liberando a TECNOLOGÍA LS de cualquier responsabilidad por la divulgación de la información del cliente por el mal uso de la misma.
En caso de que un usuario olvide su contraseña, el usuario deberá restablecer de forma segura su acceso a través del sitio de “Legal Shelf” y el sistema enviará un enlace al correo electrónico registrado para que el usuario pueda generar una nueva contraseña.
En ningún caso el usuario podrá compartir su usuario y contraseña, ya que este acceso es personalizado y único.
TECNOLOGÍA LS, cuenta con todas las herramientas tecnológicas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación así como para proteger, respaldar, guardar y conservar la documentación e información contenida en “Legal Shelf” de forma segura. TECNOLOGÍA LS, no es responsable del contenido ni alcance de los documentos disponibles a través de “Legal Shelf”, ni por el uso o tratamiento que los usuarios autorizados por el cliente hagan de los mismos. Asimismo, el cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, en caso de cualquier reclamación en su contra por el uso o difusión indebida y/o por la alteración o modificación de la información o documentación contenida en “Legal Shelf” que realicen los usuarios o terceros.
TECNOLOGÍA LS, sus filiales, subsidiarias, empresas relacionadas, socios, agentes, directores, empleados, promotores o representantes, se obligan a no proporcionar, divulgar o permitir el acceso de ninguna forma a terceros o a personas no autorizadas por el cliente, a la información o documentación contenida en su biblioteca digital en “Legal Shelf”.
El cliente tendrá la obligación al dar de alta a sus propios usuarios a verificar las credenciales de los mismos, autorizados y las autorizaciones con las que cuentan los mismos, para el acceso, consulta, almacenamiento o difusión de la información y documentación contenida en “Legal Shelf”.
El cliente y los usuarios aceptan recibir notificaciones por correo electrónico de parte de TECNOLOGÍA LS en caso de que ésta requiriera contactarlos en relación con cambios en estos Términos y Condiciones, su clave de acceso a “Legal Shelf”, sus autorizaciones o en relación con cualquier otro tema. El cliente y los usuarios están de acuerdo en que las notificaciones que TECNOLOGÍA LS les envíe electrónicamente surtirán plenos efectos legales.
Los presentes Términos y Condiciones y en su caso, el contrato de prestación de servicios celebrado por TECNOLOGÍA LS y el cliente, constituyen el acuerdo integral entre el cliente, el usuario autorizado y TECNOLOGÍA LS, respecto al uso de “Legal Shelf” y prevalecen ante cualquier acuerdo previo o actual sobre el mismo. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados en cualquier momento por TECNOLOGÍA LS y el cliente acepta sus modificaciones al continuar haciendo uso de “Legal Shelf” después de notificado el cambio.
El cliente, el usuario y TECNOLOGÍA LS, acuerdan que los presentes Términos y Condiciones se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes y a las leyes aplicables en la Ciudad de México, renunciando al fuero que por razón de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa, pudiera corresponderles.
Como Usuario autorizado, he leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones para el uso de “Legal Shelf”.
En TECNOLOGÍA LS, S. DE R.L. DE C.V. (en lo sucesivo “LEGAL SHELF”), estamos comprometidos a garantizar la calidad y seguridad de nuestros procesos en materia de protección de Datos Personales de nuestros Usuarios (según dicho término se define más adelante), con la finalidad de brindarles certidumbre y confianza, respecto del tratamiento legítimo de los datos que sean recabados conforme a los términos y condiciones establecidos en este Instrumento, el cual se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), de su Reglamento y de los Lineamientos del Aviso de Privacidad (en su conjunto la “Legislación de la Materia”).
En cumplimiento del artículo 15 de la Ley, LEGAL SHELF proporciona la siguiente información:
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Cancelación: La cancelación de datos dará lugar a un periodo de bloqueo tras el cual se procederá a la supresión del dato. En el cual , el responsable sólo podrá conservarlos exclusivamente para las responsabilidades nacidas del tratamiento.
Indexación: Es el proceso a través del cual LEGAL SHELF, actuando por instrucciones de la Institución/Empresa, ordena, revisa, digitaliza y almacena diversos documentos legales, tales como: Escrituras de Constitución, Actas de Asamblea, Otorgamiento de Poderes, entre otros documentos; que pueden contener Datos Personales de los Usuarios o bien de la Institución/Empresa, con la finalidad de facilitar su consulta y análisis para la toma de decisiones en la actividad institucional y/o empresarial de la contratante de los servicios de LEGAL SHELF.
Institución/Empresa: Es la persona física o moral que contrate los servicios de LEGAL SHELF, y que tendrá el carácter de responsable, respecto del tratamiento de los Datos Personales que LEGAL SHELF realice en cumplimiento de las instrucciones recibidas por este.
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Datos de Identificación: (i) nombre; (ii) puesto y/o cargo que ostenta el en la Institución/Empresa de que se trate;
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En este sentido, LEGAL SHELF le informa que no recabará Datos Personales que sean considerados como Sensibles en términos de lo establecido en la Legislación de la Materia.
LEGAL SHELF tratará sus Datos Personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
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Sus Datos Personales sólo son tratados por el personal de LEGAL SHELF para el cumplimiento de las FINALIDADES del presente Aviso de Privacidad, por lo cual, sus Datos Personales no se transfieren a ningún tercero ajeno a LEGAL SHELF, salvo por las excepciones establecidas en la Legislación de la Materia, o bien para el cumplimiento de obligaciones legales ordenadas por autoridades competentes.
Los Datos que los Usuarios proporcionen en términos de este Aviso, se tratarán únicamente durante el periodo que permanezcan en ejecución las FINALIDADES del mismo, dicho tratamiento iniciará a partir de la fecha en que sean proporcionados directamente los Datos por parte del Titular en términos de este Instrumento.
Una vez cumplidas las Finalidades del tratamiento, así como las obligaciones contractuales con institución/empresa contratante de los servicios de LEGAL SHELF, los Datos Personales que haya proporcionado serán bloqueados por un periodo de 12 (doce) meses, contados a partir del día siguiente al último día en que se hayan tratado; una vez concluido el periodo de bloqueo, los Datos serán suprimidos de nuestras bases de datos, físicas y/o electrónicas.
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